Bên cạnh những loại hóa đơn thông dụng thì hóa đơn thương mại là một chứng từ trong ngoại thương xác lập mối quan hệ giữa bên bán và bên mua. Hóa đơn thương mại không chỉ thể hiện số tiền người bán phải thanh toán cho người mua mà còn nêu rõ thông tin khác bao gồm tên hàng, số lượng hàng,… Theo đó, ngoài việc tìm hiểu cách xuất hóa đơn điện tử, cách xử lý hóa đơn sai sót, việc nắm rõ những quy định cơ bản về hóa đơn thương mại sẽ giúp quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thuận lợi hơn. Sau đây là 3 điều cơ bản doanh nghiệp cần biết về hóa đơn thương mại.
1. Hóa đơn thương mại được dùng với mục đích gì?
Một trong những mục đích chính yếu nhất, ảnh hưởng đến quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên khi kinh doanh đó là sử dụng hóa đơn thương mại như chứng từ thanh toán. Hóa đơn này được lập nên để tạo một cơ sở xác định số tiền mà người bán có thể đòi từ người mua. Cũng tức là, nếu người bán bán một lô hàng cho người mua thì người mua phải trả tiền theo như đã ghi trên hóa đơn.
Do đó, nếu như muốn trở thành chứng từ thanh toán, những nội dung trên hóa đơn là vô cùng quan trọng. Đó là lý do mà hóa đơn thương mại phải thể hiện rõ số tiền, hàng hóa, điều kiện thanh toán.
Ngoài ra, hóa đơn thương mại cũng có thể có nhiều bản để phục vụ cho nhiều hoạt động khác nhau gồm có giao cho người bán, giao cho công ty bảo hiểm hoặc hải quan, làm thủ tục thông quan hàng hóa.
2. Những thông tin bắt buộc cần có trên hóa đơn thương mại
a. Hóa đơn thương mại với nhiều mục đích khác nhau đã dần trở thành một loại chứng từ cực kỳ quan trọng đối với cả người bán hàng và người mua hàng. Do đó, kế toán của doanh nghiệp cần phải nắm bắt đầy đủ những nội dung quan trọng liên quan đến hóa đơn thương mại và biết cách xử lý nếu xảy ra sai sót.
b. Trên một hóa đơn thương mại có rất nhiều nội dung, ngoài các nội dung thì bắt buộc thì cũng có một số nội dung để tham chiếu hoặc được thêm vào theo yêu cầu của các bên khi đàm phán hợp đồng. Cụ thể nội dung chính hiển thị trên hóa đơn:
– Ngày/tháng/năm lập hóa đơn thương mại cùng số hóa đơn: bắt buộc phải có số và ngày hóa đơn, được lập bởi bên bán. Ngoài ra, bên xuất khẩu hoặc nhập khẩu có thể lưu hồ sơ theo số hóa đơn thương mại;
– Thông tin người bán, người mua bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế: Cần ghi rõ tên và địa chỉ đầy đủ của người gửi hàng và người nhận hàng, tên quốc gia xuất khẩu (nếu sử dụng để xuất, nhập khẩu);
– Thông tin hàng hóa: tên, chủng loại, đơn giá, số lượng, giá trị hợp đồng, quy cách, ký hiệu mã;
– Ngày gửi hàng;
– Tên của phương tiện vận chuyển, phương thức vận chuyển;
– Địa chỉ cảng đi, cảng đến;
– Điều kiện giao hàng: nên ghi rõ điều kiện giao hàng là gì, theo bản nào;
– Điều khoản thanh toán.
3. Hóa đơn thương mại phải đáp ứng được yêu cầu gì?
a. Đối với trường hợp áp dụng phương thức thanh toán L/C (L/C là thư cam kết của ngân hàng về việc trả tiền người xuất khẩu)
– Bên bán hàng bắt buộc phải là đối tượng lập hóa đơn ( nếu sử dụng phương thức nhờ thu, chuyển tiền).
– Hóa đơn thương mại được lập cho bên mua hoặc người mở L/C;
– Tên người bán và người mua ghi trong hợp đồng yêu cầu phải khớp theo L/C;
– Việc mô tả hàng hóa trong hóa đơn phải đảm bảo trùng khớp với mô tả hàng hóa đã ghi trong L/C hoặc trong hợp đồng về số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách đóng gói…
b. Đối với trường hợp không áp dụng L/C
Nếu không áp dụng phương thức thanh toán L/C thì mọi thủ tục, giấy tờ trở nên đơn giản hơn nhiều. Bên bán và bên mua sẽ tự đưa ra những thỏa thuận từ hai phía sao cho thuận tiện nhất mà không bị ràng buộc bởi ngân hàng. Tuy nhiên điều đó không đồng nghĩa với việc lập hóa đơn thế nào cũng được.
Hóa đơn thương mại chuẩn sẽ giúp cho doanh nghiệp làm thủ tục thông quan dễ dàng, nhanh chóng hơn. Mặc dù có thể áp dụng thủ tục theo L/C khá phức tạp nhưng doanh nghiệp sẽ thấy yên tâm vì có ngân hàng đảm bảo cho việc thanh toán.
Doanh nghiệp cần lưu ý về thời điểm phát hành hóa đơn: Hóa đơn thương mại được phát hành sau khi gửi hàng hoặc sau khi đóng hàng xong vì khi đó mới có đầy đủ thông tin chính xác về số lượng, chủng loại hàng hóa,… để làm căn cứ tính tổng giá hóa đơn. Tuy nhiên tại một số thời điểm, hóa đơn thương mại có thể được lập từ trước đó với hợp đồng giao hàng nhiều lần mà các lần giống nhau về số lượng và không có sự thay đổi về giá; hoặc khi bên mua thanh toán tiền hàng trước thì cũng cần lập hóa đơn để giao dịch được thực hiện.
Có thể nói, hóa đơn thương mại có ý nghĩa rất quan trọng trong các giao dịch thương mại quốc tế. Vậy nên, kế toán doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp xuất khẩu nói riêng nên hiểu rõ về chứng từ này để việc kinh doanh được thực hiện trơn tru, hiệu quả.
Xem thêm:
1 bình rượu sake nhật bản bao nhiêu tiền? Rượu sake có tốt không?
Chỉ bạn cách nâng cơ mặt tại nhà hiệu quả cao hơn phẫu thuật
